Vous avez franchi une étape importante ; vous venez de mettre en service un nouveau système d’information de soins de santé. Peut-être votre ancien système avait-il atteint ses limites. Ou peut-être utilisez-vous maintenant le système d’information d’une organisation de soins avec lequel vous avez fusionné.
Quoi qu’il en soit, maintenant que l’implémentation est un fait, vous vous posez peut-être la question suivante : « Qu’allons-nous faire de l’ancien système et des données qu'il contient ? »
Ancien système : Le maintenir en vie ou pas ?
La question n’est pas des moindres. Car les données de votre ancien système d’information de soins doivent rester faciles d'accès. Parce qu’elles sont pertinentes pour le traitement de vos patients, pour la gestion de votre organisation de soins et parce qu’à ce sujet vous devez répondre à une législation spécifique. Quelle que soit la raison, maintenir en vie votre ancien système comporte un risque et n’est pas bon marché. Il vous faut des serveurs, vous devez faire des mises à jour et un support technique doit rester à disposition. Et ceci coûte évidemment de l'argent, beaucoup d'argent.
En plus de ça, le maintien de deux systèmes d’information de soin ne facilite pas la tâche des prestataires de soin. Ils doivent mémoriser plusieurs données d’accès, aller de l’un écran contenant des données de patients à l’autre et essayer d’avoir un aperçu complet du patient sur base des données provenant de plusieurs systèmes. Cela prend du temps et ils risquent de passer à côter d'informations importantes.
Dans ce cas, une bonne solution est de combiner les données de l’ancien système d’information de soins avec ceux du nouveau. Mais quelles sont les possibilités ?
Back-up ou archivage ?
Pour répondre à cette question, il est important de faire la distinction entre le back-up et l'archivage des données d’un ancien système. Lors d’un back-up, une copie des données est faite, sauvegardée dans un coffre-fort et elles y restent. Généralement, le back-up ne permet pas d'avoir un accès immédiat aux données sauvegardées. Sauf en cas d’urgence, par exemple un krach de la base de données actuelle, un incendie, des dégâts des eaux, etc. Comme les anciennes données des patients ne sont pas immédiatement accessibles, ceci n’est malheureusement pas pratique lorsqu’un prestataire de soin s’occupe du traitement d’un patient. Par contre, un bon archivage des données de votre ancien système d’information de soin permet d'accéder facilement à ces données.
Séparé ou connecté ?
Il y a plusieurs façons pour archiver des données de systèmes de soin. D’un côté du spectre d’archivage se trouvent les systèmes d'archivage séparés grâce auxquels les prestataires de soins peuvent visualiser les anciennes données des patients. Ces données ne sont cependant pas intégrées dans les dossiers des patients du nouveau système d’information de soins. Vous répondez bien à la législation en vigueur pour la conservation des données des patients, mais cette façon de travailler n’est pas très pratique pour les prestataires de soins de santé.
De l'autre côté du spectre de l'archivage se trouvent les fonctions d'archivage de plateformes d’information de soins de santé, comme sur la plateforme HealthShare. Cette plateforme permet de relier les anciens et les nouveaux dossiers de patients. Et donc d’utiliser les données archivées ainsi que les données des patients dans votre système actuel. Ceci vous offre un aperçu complet, dans le temps, du patient. Les prestataires de soins accèdent à un endroit et ils y retrouvent de suite un aperçu complet des résultats et analyses les plus récents du patient. Les données, qui sont ensuite anonymisées peuvent alors être utilisées pour la gestion de la population et pour l'amélioration des traitements. En y connectant une plateforme de données, vous pouvez aussi y faire tourner des applications de soins de santé.
Planifier et innover
Quel que soit le système d’archivage que vous choisissez, l'archivage de données anciennes prend du temps. Surtout lorsqu’il s'agit de grandes quantités de données issues de différents systèmes. Un bon plan de projet à long terme avec une ligne du temps réaliste est alors essentiel. En outre, il est pratique d'avoir et de garder les bonnes personnes internes et externes à disposition afin d'exécuter le projet d'archivage dans les délais et de respecter le budget.
Et, tant que vous êtes en train de rendre accessible des données, sachez qu’il est pratique de limiter le nombre de codes d'accès que les prestataires de soins doivent mémoriser. Les logiciels single sign-on (authentification unique) offrent ici une bonne solution, car un code d'accès unique permet d’accéder à toutes les applications dont ils ont besoin au sein du réseau de l’organisation de soins de santé.
Transformation numérique vers des soins de santé modernes
Lorsque vous pouvez facilement intégrer les données de votre ancien système aux fonctionnalités et données en temps réel de votre nouveau système d’information de soins, vous avez franchi une étape importante dans la transformation numérique vers des soins modernes. Et vous pouvez utiliser des fonctionnalités telles que le single sign-on et les standards pour l’échange des données (tels que FHIR et MedMij).
Les anciennes données aussi restent accessibles et les prestataires de soins disposent de toutes les informations pertinentes pour un traitement le plus optimal possible de leurs patients.
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Pour en savoir plus :
InterSystems IRIS for Health Dossier technologique
