Een belangrijke stap is gezet; je hebt een nieuw zorginformatiesysteem in gebruik genomen. Misschien liep je oude systeem tegen zijn grenzen aan. Of misschien gebruik je nu het informatiesysteem van een zorgorganisatie waarmee jullie gefuseerd zijn. Wat de aanleiding ook was, nu het stof van de uitrol aan het neerdalen is, stel je jezelf waarschijnlijk de vraag: “Wat gaan we doen met ons legacy systeem en de daarin opgeslagen gegevens?”
Legacy systeem: 'up and running' houden of niet?
Geen onbelangrijke vraag. De gegevens van je oude zorginformatiesysteem moeten namelijk goed bereikbaar blijven. Omdat ze relevant zijn voor de behandeling van je patiënten, voor de bedrijfsvoering van je zorgorganisatie en omdat je op dit vlak moet voldoen aan specifieke wetgeving. Wat de reden ook is, het is wel een risico en niet goedkoop om je legacy systeem hiervoor volledig up and running te houden. Je hebt servers nodig, updates moeten gedraaid worden en een helpdesk moet beschikbaar blijven. En dit kost uiteraard geld, veel geld.
Daarnaast is het in stand houden van twee zorginformatiesystemen erg ongemakkelijk voor zorgverleners. Zij moeten meerdere inloggegevens onthouden, switchen van het ene naar het andere scherm met patiëntgegevens en proberen een compleet beeld van de patiënt te krijgen op basis van de gegevens uit de verschillende systemen. Dit kost tijd en ze lopen het risico dat ze belangrijke informatie missen.
De gegevens uit het oude en het nieuwe zorginformatiesysteem combineren, is dan een goede oplossing. Maar wat zijn de mogelijkheden?
Back-up of archief?
Hiervoor is het belangrijk dat we onderscheid maken tussen het maken van back-ups en het archiveren van de gegevens uit een legacy systeem. Bij een back-up maak je een kopie van de gegevens, sla je ze op in een kluis en daar blijven ze. De geback-upte gegevens zijn over het algemeen niet direct toegankelijk. Tenzij er een noodgeval is, zoals een crash van de huidige database, brand, waterschade, et cetera. Doordat de oude patiëntgegevens niet direct toegankelijk zijn, werkt deze manier helaas niet handig wanneer een zorgverlener bezig is met de behandeling van een patiënt. Met een goed archief van de gegevens uit je oude zorginformatiesysteem zijn deze wel makkelijk toegankelijk.
Apart of gekoppeld?
Er zijn meerdere manieren om de gegevens van zorgsystemen te archiveren. Aan de ene kant van het archiefspectrum zitten de losse archiefsystemen waarmee zorgverleners oude patiëntgegevens kunnen bekijken. Deze gegevens zijn echter niet verweven in de patiëntendossiers van het nieuwe zorginformatiesysteem. Je voldoet hiermee dan wel aan de wettelijke regels voor het behoud van de patiëntgegevens, maar deze manier werkt niet erg handig voor de zorgverleners.
Aan het andere einde van het archiefspectrum zitten de archieffuncties van zorginformatieplatforms, zoals in het HealthShare-platform. Via zo’n platform zijn de oude en nieuwe patiëntendossiers aan elkaar gekoppeld. Hierbij maak je gebruik van de archiefgegevens én de patiëntgegevens in je huidige systeem. Dit geeft een volledig beeld in de tijd van de patiënt. Zorgverleners loggen op één plek in en zien dan direct een compleet overzicht van de behandelgeschiedenis en de meest recente uitslagen en analyses van de patiënt. De - vervolgens geanonimiseerde - gegevens zijn te gebruiken voor populatiemanagement en voor het verbeteren van behandelingen. En met een dataplatform eraan gekoppeld kun je er ook zorgapplicaties op draaien.
Plannen en innoveren
Welke archiefoplossing je ook kiest, het archiveren van oude gegevens kost tijd en geld. Vooral wanneer het gaat om grote hoeveelheden gegevens van verschillende systemen. Een goed langetermijn projectplan met een realistische tijdlijn is dan essentieel. Daarnaast is het handig de juiste mensen intern en extern beschikbaar te hebben en te houden zodat het archiefproject op tijd en binnen het budget uitgevoerd gaat worden. En, als je toch bezig bent met het toegankelijk maken van gegevens, is het handig het aantal aparte logins dat zorgverleners moeten onthouden, te beperken. Het mooiste is single sign-on software waarbij ze maar één keer inloggen en daarna toegang hebben tot de voor hen relevante applicaties binnen het netwerk van de zorgorganisatie.
Digitale transformatie naar moderne zorg
Wanneer je de gegevens uit je legacy systeem gemakkelijk kunt integreren met de functionaliteiten en de real-time gegevens van je nieuwe zorginformatiesysteem, dan zet je een mooie stap in de digitale transformatie naar moderne zorg. En kun je functionaliteiten als single sign-on en standaarden voor gegevensuitwisseling (zoals FHIRen MedMij) optimaal inzetten. De oude gegevens blijven hierdoor goed toegankelijk en zorgverleners beschikken over alle relevante informatie voor een zo optimaal mogelijke behandeling van de patiënten.
Wil je meer weten over het koppelen en uitwisselen van gegevens tussen verschillende zorginformatiesystemen? Wil je je organisatie verder klaarmaken voor de toekomst en inspelen op de huidige en toekomstige ontwikkelingen in de zorg? Download dan hieronder het white paper “De route naar een moderne zorgorganisatie”.
De route naar een moderne zorgorganisatie E-book voor bestuurders in de zorg
