KI optimiert den Klinikalltag: 5 Wege für weniger Bürokratie und mehr Zeit für die Patienten

Die Bürokratie in Krankenhäusern hat zahlreiche negative Auswirkungen auf diverse Beteiligte. Ärzte verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben anstatt mit der Patientenversorgung. Und wo viel manuell und teilweise auch mehrfach dokumentiert werden muss, können Fehler entstehen. Künstliche Intelligenz (KI) kann dabei helfen, die Zeit, die für administrative Aufgaben benötigt wird, zu reduzieren. Durch ihre Fähigkeit, große Datenmengen zu analysieren, liefert sie zudem Einblicke und Lösungsansätze, die der Mensch manuell gar nicht oder nur mit sehr viel Zeitaufwand bewerkstelligen könnte.

Ärzte und Klinikmitarbeiter verbringen etwa ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben. Dies zeigt eine aktuelle Umfrage des Deutschen Krankenhausinstituts. Eine nicht unbeachtliche Zeit, die ihnen in der direkten Patientenversorgung fehlt. Eine weitere Erhebung zeigt auf, dass sich hinter diesen Zeitfressern oftmals Mehrfacheingaben verstecken. So müssen identische Daten häufig an mehreren Stellen eingegeben werden, da die Systeme nicht miteinander kommunizieren. Nicht weiter verwunderlich ist, dass auch die Fehleranfälligkeit in der manuellen Datenerfassung zunimmt. Im schlimmsten Fall können diese zu Fehldiagnosen oder Behandlungsfehlern führen. Aufgrund des fehlenden Gesamtüberblicks gestaltet sich auch die Koordination abteilungs- oder gar institutionsübergreifend schwierig.

Die gute Nachricht: Es gibt Technologien, die das Klinikpersonal entlasten können. KI kann mittlerweile bei vielen administrativen Aufgaben unterstützen und so die Herausforderungen minimieren, denen Ärzte und Pflegekräfte durch den hohen bürokratischen Aufwand gegenüberstehen. InterSystems hat sich intensiv mit konkreten Anwendungsfällen für KI und GenAI im Gesundheitswesen beschäftigt und einige davon auch bereits erfolgreich mit Kunden umgesetzt. Hier sind 5 Wege, wie Bürokratie in Kliniken reduziert und mehr Zeit für die Arbeit am Patienten gewonnen werden kann:

Täglich verlassen etwa 45.000 Arztbriefe die Kliniken. Das Durchsehen und Erfassen dieser Briefe durch Kollegen nimmt pro Woche rund 28 Arbeitsstunden pro Mitarbeiter in Anspruch. Heutzutage können jedoch automatisierte Berichterstellungstools bereits auf Basis der vorhandenen Patientenakte standardisierte Dokumentationen erstellen. Diese Tools bieten nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis, sondern verbessern auch die Genauigkeit und Konsistenz der Berichte. Darüber hinaus ermöglichen sie den Ärzten, sich mehr auf die direkte Patientenversorgung zu konzentrieren, anstatt auf administrative Aufgaben. Dies führt zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen und einer besseren Patientenbetreuung.

Noch wertvoller sind KI-basierte Spracherkennung und -verarbeitung. Im Durchschnitt verbringen Ärzte und Pflegekräfte jeweils drei Stunden täglich mit Dokumentationsarbeiten. Laut der Deutschen Krankenhausgesellschaft könnten 21.600 Ärzte und 47.000 Pflegekräfte den Großteil ihrer Arbeitszeit für andere Aufgaben im nicht-administrativen Bereich nutzen, wenn der Dokumentationsaufwand um nur eine Stunde pro Tag reduziert wird. Die Aufzeichnungen von Arzt-Patienten-Gesprächen oder auch diktierte Arztbriefe können automatisch von der KI in die elektronische Patientenakte übertragen werden. Die Umwandlung der unstrukturierten Daten in strukturierte Daten erfolgt dabei ebenfalls direkt automatisch. Basierend auf den eben genannten Zahlen, wären dies rund 70.000 Stunden, die wieder für die direkte Patientenversorgung zur Verfügung stünden.

Laut einer Umfrage beklagen rund 50 Prozent der Mitarbeitenden in Kliniken, dass Mehrfacheingaben von identischen Daten „gelegentlich“ vorkamen, bei 32 Prozent sogar „häufig“. Diese Mehrfacherfassungen kosten Zeit und sorgen für Frustration bei den Teams. Patientendaten strukturiert und vollständig mithilfe von KI digital zu erfassen, macht die Daten jederzeit abrufbar. Die Grundvoraussetzung lautet hier „Interoperabilität“. Denn nur durch eine uneingeschränkte Kommunikation der IT-Systeme innerhalb der Kliniken oder ebenfalls über Klinikgrenzen hinweg, können Mehrfacheingaben verhindert werden und der KI wiederum stehen alle benötigten Daten für weitere Analysen übergreifend zur Verfügung.

Die Planung von Operationen ist äußerst komplex. Parameter wie die Erfahrung der Operierenden, die individuelle Situation des Patienten oder unvorhergesehene Komplikationen nehmen darauf Einfluss, wie lange eine Operation dauert. Die Vielzahl der Einflussfaktoren zu kombinieren und daraus eine genaue zeitliche Prognose abzuleiten, ist für Menschen fast unmöglich. KI-gestützte Modelle können durch die Analyse großer Datenmengen Ineffizienzen, Engpässe und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. So können Krankenhäuser ihre Prozesse neu gestalten, Wartezeiten und Leerzeiten im OP-Saal minimieren und Ressourcen effektiver zuweisen. Und zwar ohne, dass Personal mit zusätzlicher Bürokratie belastet wird.

Auch bei der Entlassplanung kann KI unterstützen. Denn Wiederaufnahmen von Patienten innerhalb von 30 Tagen nach Entlassung führen bei gleicher Diagnose zu wiederholtem Aufwand und zusätzlichen Kosten. Durch den Einsatz von KI-gestützten Prognosen können Patienten mit hohem Risiko für eine erneute Aufnahme frühzeitig identifiziert werden, sodass ihre Entlassung besser vorbereitet oder verschoben werden kann.

Patienten, die nicht wie vereinbart zu Terminen erscheinen, stellen eine Herausforderung dar, die mit immensen Einnahmeverlusten einhergeht. Ressourcen sind nicht optimal ausgelastet, die Terminplanung wird erschwert und andere Patienten müssen für gewöhnlich länger auf einen Termin warten, als sie es eigentlich müssten. Laut Bundesgesundheitsministerium liegt die No-Show Rate im ambulanten Bereich bei rund 20%. In Kliniken bei rund 10%. Auch hier können KI-Lösungen helfen, indem sie Daten analysieren, Muster erkennen und auf potenzielle No-Shows aufmerksam machen. Das Erinnerungsmanagement kann darauf basierend entsprechend optimiert werden und Termine können rechtzeitig überbucht werden, sodass keine Termine freibleiben.

KI hat das Potenzial, die Gesundheitsversorgung umfassend zu verbessern. Indem sie bürokratische und administrative Hürden in Kliniken abbaut, steht dem Klinikpersonal mehr Zeit für eine patientenzentrierte Versorgung zur Verfügung. Zusätzliche personelle Kapazitäten für den direkten Kontakt mit Patienten wirken ebenso auf eine Verbesserung der Versorgungsqualität ein. Ganz zu schweigen von zusätzlichen Einnahmen, die generiert werden, da Ressourcen besser ausgelastet sind und durch den Zeitgewinn zusätzliche Patienten behandelt werden können.

Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie InterSystems die Wege zum Abbau von bürokratischen Hürden bereits bei seinen Kunden mit KI beschreitet, schauen Sie auf unserer KI Landingpage vorbei.