De nos jours, si on veut assurer le bon fonctionnement d'un système, on s'adresse d'emblée au service informatique. C'est logique, car le rôle de la technologie n'a jamais été aussi important au sein des entreprises. Rapidité, qualité supérieure et personnalisation : tous ces souhaits deviennent réalité grâce à l'utilisation intelligente des données. Cela vous semble abstrait ? Je comprends. Dans cet article, je vais donc vous raconter l'histoire de BigMat, l'un de nos clients en Wallonie qui a créé un effet domino en assurant la collaboration de différents systèmes de données.
Contexte
Commençons par nous pencher de plus près sur l'entreprise et ses défis. BigMat est une holding qui chapeaute des entreprises (wallonnes) actives dans le négoce de matériaux de construction comme le bois et la pierre. Elle détient huit sociétés différentes qui gèrent chacune leurs propres activités et fichiers clients. Inventaire de l'environnement IT : un ERP stable mais désuet, un serveur Exchange qui ne garantissait pas une boîte mail à tous les utilisateurs et un embryon de Business Intelligence. Chaque jour, de grandes quantités de messages étaient envoyés à l'intérieur et à l'extérieur des sociétés, p. ex. concernant les achats, les paiements et les stocks. La mission du CIO de BigMat était dès lors très claire : identifier, intégrer et optimaliser (par l'interopérabilité, par exemple) tous ces flux de données.
Domino 1 : une meilleure vue sur les flux de données
Il s'était avéré impossible jusqu'à présent de suivre les échanges de données au sein de la holding. Les profils de clients individuels ne pouvaient pas être extraits ou étaient incomplets, tandis que d'autres données n'étaient absolument pas intégrées. Pour résoudre ces problèmes d'intégration et d'harmonisation des flux de données, BodyMat s'est adressée à InterSystems. Ils ont décidé se tourner vers le système de base de données Caché et le bus de services d'entreprises (ESB) Ensemble. Ce fut l'occasion de procéder à un grand nettoyage. L'ERP, les bases de données et les différents champs ont été cartographiés. Les différents éléments ont été intégrés dans une infrastructure transparente et centralisée. Au sein de cette structure, il est apparu immédiatement quelles informations devaient aller à quel endroit et quelles données pouvaient être réutilisées à différents endroits.
Domino 2 : une meilleure gestion des stocks
Cette meilleure vision sur les différents flux de données a alors permis à BigMat d'optimiser les flux de données. C'est avec la gestion des stocks qu'elle a commencé. Jusqu'à présent, l'inventaire des stocks était fait en fin de mois. Le délai de traitement était de trois jours, ce qui signifiait qu'aucune mesure immédiate ne pouvait être prise en cas de déficit ou d'excédent. À partir du moment où Ensemble a permis l'échange de données en temps réel, une foule de possibilités est apparue. BigMat avait désormais un aperçu direct de la situation de ses fournisseurs, de ses propres stocks et de ceux de ses clients. Cela lui a permis d'adapter la livraison des matériaux au quotidien et de l'adapter aux besoins réels. BigMat doit principalement cette flexibilité au lien entre l'ERP et le TMS (Transport Management System ou système de gestion des transports), qui permet d'ajouter ou de mettre à jour des informations des deux côtés.
Domino 3 : un contrôle de gestion plus efficace
Comme indiqué auparavant, BigMat utilisait déjà la Business Intelligence, mais à l'état embryonnaire. Les données étaient conservées dans Excel, un outil limité en termes d'analyse. De plus, ces analyses prenaient énormément de temps, sans possibilité de zoom sur les chiffres. Maintenant que Caché a libéré les différents systèmes, il est plus facile et plus rapide de faire des analyses. BigMat s'est équipé d'outils de Business Intelligence, comme MicroStrategy pour les tableaux de bords et Visual Insight pour la consultation des rapports. L'énorme quantité et la grande variété de données a permis d'emblée à BigMat d'avoir une meilleure vision sur les factures, la situation actuelle et future et le nombre de messages envoyés et reçus notamment. Ces informations lui ont permis par ailleurs d'exercer un contrôle plus efficace sur ses différentes sociétés et, en même temps, de réaliser un gain de temps et donc d'argent.
Domino 4 : une meilleure collaboration entre les travailleurs
Outre tous les avantages techniques et financiers, l'intégration de données a présenté un atout supplémentaire. En raison des nouvelles normes, les données ont dû être saisies conformément à certaines directives, ce qui a entraîné un changement majeur pour les travailleurs de BigMat. Les données ont été introduites plus minutieusement, des erreurs ont été évitées et chacun a pris davantage conscience de son rôle au sein de cette nouvelle structure. Les employés ont remarqué que le nouveau système de données les déchargeait énormément et leur occasionnait moins de surprises, ce qui leur permettait de mieux faire leur travail. Par conséquent, la collaboration à l'intérieur et au sein des départements s'est renforcée, et de nouvelles compétences se sont développées. De nombreux travailleurs ont pris du plaisir à voir comment leur saisie de données pouvait contribuer à améliorer les processus commerciaux, augmenter la structure et réduire la charge de travail. Le plan d'intégration de données de BigMat s'est donc fait ressentir précisément au bon endroit : sur le lieu de travail !
L'intégration de données présente donc de nombreux avantages. Elle permet non seulement d'obtenir une meilleure vision sur les flux de données et de réutiliser celles-ci davantage : elle améliore la gestion des stocks, contribue au succès des outils de Business Intelligence et assure une plus grande collaboration sur le lieu de travail.
Utilisez-vous déjà l'intégration de données ? Que signifie-t-elle pour vous ? Laissez-nous un commentaire !
Pour en savoir plus :
InterSystems au service du Retail et de la Supply Chain