L’informatique prend une place de plus en plus importante dans les hôpitaux. En 2015, les crédits alloués représentent en moyenne 2 % du budget de ces structures, mais avec des variations individuelles importantes. Pour aider les établissements à optimiser le pilotage de leur système d’information hospitalier, InterSystems propose sa solution TrakCare Advance. Le Dr Hervé Rivière, directeur médical France chez InterSystems, nous en donne les principaux contours.
Combien de projets de mise en place de Dossiers patients informatisés sont couronnés de succès et sont « on time/on budget/on quality » ? Quels résultats pour quel budget ? Comment mesure-t-on le degré d’utilisation d’un SIH ? Utilise-t-on vraiment l’ensemble des fonctionnalités dont on dispose ? Quelle unité de soins ou service hospitalier utilise quelles fonctionnalités ? Quel est le niveau d’adoption de tel ou tel module par les professionnels de santé ? C’est pour aider à répondre à ces interrogations partagées par l’ensemble des hôpitaux utilisant un SIH, quel que soit le pays, qu’InterSystems a lancé son module TrakCare Advance proposé partout dans le monde.
Qu’est ce que TrakCare Advance ?
Ce programme s’appuie sur la solution TrakCare qui possède une caractéristique unique permettant de le dérouler efficacement, simplement et objectivement : une base de données unique dans laquelle l’ensemble des informations du SIH est stocké, comprenant les données patients, mais également les accès à la base, les clics…
Il est donc possible d’analyser tout type de données, par exemple l’ensemble des données patients et épisodes, les fonctionnalités utilisées par type de professionnel, par unité de soins, etc., ou encore l’ensemble de la traçabilité d’accès à la base jusqu’au nombre de clics effectués sur un écran.
Chez InterSystems, notre rôle ne s’arrête pas à l’installation du SIH dans un hôpital et à son accompagnement : nous nous attachons également à améliorer constamment l’utilisation de TrakCare et à favoriser son adoption par les professionnels de santé. C’est l’une des raisons pour lesquelles InterSystems est régulièrement classé premier par le Klas Report sur le taux de satisfaction de ses clients.
Il est donc primordial de pouvoir connaître l’écart qui peut exister entre ce qui est attendu d’une mise en production d’un SIH et ce qui est effectif. La somme d’informations collectées et la facilité d’accès via le module TrakCare Analytics permettent de proposer une mesure du niveau d’utilisation du SIH en entrant dans des niveaux de granularité très précis. Nous avons à notre disposition un certain nombre de tableaux de bord paramétrés en accès direct depuis TrakCare et nous travaillons ensuite avec les hôpitaux pour définir d’autres champs d’investigation et de nouvelles grilles de lecture, en fonction de leurs besoins spécifiques.
Comment concrètement se déroule le programme ?
Le programme TrakCare Advance a pour but d’améliorer de manière continue la qualité d’utilisation du SIH par les professionnels de santé.
Il est proposé aux établissements soit dès le démarrage du projet (on travaillera alors les aspects ROI de la mise en place du DPI intégré), soit aux clients équipés depuis quelques mois et qui envisagent un changement de version ou l’acquisition de nouveaux modules ou encore engagés dans une démarche de certification.
Nous définissons avec la direction de l’établissement les objectifs à atteindre, qui vont évoluer régulièrement et permettre d’adapter les outils d’analyse. Un audit préalable sur site est effectué en fonction des choix et des objectifs. Les visites sur site sont programmées afin d’observer le comportement et les habitudes d’utilisation, mais aussi de vérifier les informations récupérées dans les tableaux de bord et l’enquête en ligne.
Pour compléter le dispositif, des enquêtes en ligne, anonymes, sont en effet effectuées auprès des différents utilisateurs sur TrakCare en général et certains modules en particulier.
Nous fournissons ensuite un rapport détaillé avec des tableaux de bord préparamétrés ou adaptés à la demande des utilisateurs et une restitution de l’enquête.
Nous analysons ces informations qui peuvent rapidement améliorer l’utilisation de TrakCare et nous mesurons le niveau d’adoption par un modèle de maturité qui permet de faire un benchmark par rapport aux autres structures équipées. Ce modèle de maturité évalue l’adoption en se basant sur différentes thématiques fondamentales telles que la documentation clinique, la prescription connectée et certains modules spécifiques. Il est bien évidemment très proche de celui du HIMMS (Healthcare Information and Management Systems Society) et va aider l’hôpital à se préparer à une évaluation EMRAM (Electronic Medical Record Adoption Model).
Nous proposons ensuite des actions qui peuvent être rapidement mises en place et régler un certain nombre de problèmes. Elles sont principalement axées sur la sécurité du patient, l’efficacité et l’ergonomie d’utilisation, des modifications de paramétrage, une adaptation des organisations et la mise en place de formations complémentaires. Nous pouvons ensuite accompagner les hôpitaux dans la mise en place du plan d’action : gestion de projet, transfert de compétences, configuration, formation.
Ce plan d’action est piloté également par le suivi des tableaux de bord dynamiques et une nouvelle enquête en ligne.
Quelle est l’utilité d’un tel programme ?
Nous pensons qu’un tel outil permet d’augmenter de manière très objective le degré d’adoption et d’utilisation de notre logiciel TrakCare, mais aussi de mettre en place une lecture commune, avec l’établissement, du projet, des indicateurs objectifs et des résultats obtenus.
Il permet notamment d’évaluer les éventuelles difficultés ou résistances de certains utilisateurs, de mieux informer sur les possibilités de TrakCare ou encore d’évaluer la perception des professionnels de santé. L’hôpital peut atteindre ainsi un certain nombre d’objectifs en termes de traçabilité, de sécurité de prise en charge et de coordination des soins. Ce programme est également très suivi par InterSystems en interne afin d’améliorer l’adéquation de la solution TrakCare avec les usages et le contexte particulier des établissements.
Il permet également de répondre au mieux aux différents besoins d’analyse qui sont demandés par HIMSS, le plan Hôpital numérique et les différentes certifications.
Nous sommes heureux de pouvoir apporter à nos partenaires hospitaliers cette offre pour nous améliorer continuellement ensemble.
Avez-vous des résultats ou des exemples clients significatifs avec ce programme ?
Oui. Un des cas d’utilisation a produit des résultats remarquables : le module TrakCare Advance est utilisé par le King Khaled Eye Specialist Hospital (KKESH) de Riyad, en Arabie Saoudite, hôpital hautement spécialisé en soins ophtalmologiques et reconnu mondialement, qui a obtenu le niveau HIMSS 7.
Par ailleurs, nous travaillons avec nos clients français pour adapter précisément nos indicateurs clés de performance afin de les aider dans la mise en œuvre des programmes associés au contexte français (Hôpital numérique, par exemple).
Une interview du Dr. Hervé Rivière sur TrakCare Advance est également parue sur DSIH.FR le 26 septembre 2016. Cet article est celui du magazine DSIH d'octobre 2016.